ACTAS
Las actas notariales son los documentos mediante los cuales el notario puede dar constancia fehaciente de que algo está ocurriendo o ha ocurrido algo bajo su presencia.
Es la manera de constituir una prueba que de otra manera se podría perder ya que en un juicio, que se ha podido demorar mucho desde que sucedió el hecho hasta que el juicio ha dado lugar, no se puede dar constancia de cómo era una situación si ha pasado determinado tiempo.
De este modo, un fedetario público de manera objetiva y sin intereses que le motiven a ello, está atestiguando que algo ha ocurrido. No todos los tipos de actas tienen la misma validez.
Por ejemplo, las actas de manifestaciones solo recogen las afirmaciones que hace el otorgante de la escritura ante el notario, pero el notario no puede dar fe de la realidad de dichas manifestaciones, con lo cual las actas de manifestaciones tienen un valor probatorio menor que deberá valorar el juez de forma oportuna.
Tipos de actas
Hay diversos tipos de actas, según los tipos de finalidades y circunstancias que se den, vamos a conocer las principales para que puedas orientarte y saber cuál es la que necesitas solicitar:
Acta de presencia
En las actas de presencia, el notario hace constar lo que por sus ojos puede ver, es importante saber que el no puede valorar lo que está viendo, el notario es un especialista en derecho pero no en todas las materias, por eso siempre es conveniente añadir a las actas de presencia la valoración de peritos especialistas en la materia.
En las actas de presencia, no solo se puede exponer una situación concreta si no también hechos que ocurren en presencia del notario, entrega de documentos, por ejemplo, incluso en caso de que en el acta se haga constar el modo en el que se encuentran ciertos bienes mediante fotos, por eso hay ocasiones en las que se habla de actas de fotos directamente.
Acta de protocolización
Las actas de protocolización tienen la finalidad de incorporar al protocolo notarial, documentos, por ejemplo, contratos que se quieren proteger dándoles la forma de documento público.
Es importante conocer que cuando se incorporan los originales en el protocolo notarial, después solo se podrán expedir copias autorizadas o simples del mismo, aunque si bien es cierto que las copias autorizadas tienen la categoría de originales a todos los efectos.
Si los documentos que se pretenden incluir conllevan el pago de Impuestos, estos deberán demostrarse pagados para llevar a cabo la protocolización.
Solo puede solicitar el acta de protocolización quien esté legitimado para ello. Es decir, alguna de las partes a quien les afecta dicha acta de protocolización.
Acta de manifestaciones
Las actas de manifestaciones recogen como su propio nombre indica, aquello que manifiesta el compareciente, el notario solo recoge dichas manifestaciones que en ningún caso deben confundirse con la función testifical.
Cuando un testigo declara, se le oponen argumentos para que pueda defender su postura, así como se pueda contrastar su opinión, en un acta de manifestaciones solo se recogen las manifestaciones de esa persona sin argumentos contrapuestos.
Acta de depósito
El depósito se puede usar para múltiples actos jurídicos, bien para dejarlo a buen resguardo hasta que se recupere, como garantía de un contrato, para que el notario a posteriori se lo entregue a otra persona.
En definitiva, en un acta de depósito se consigna la entrega al notario del bien que sea menester para que se mantenga en deposito hasta que llegue el momento del fin esperado.
Acta de subastas y sorteo
La Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria regula el procedimiento por el cual las subastas legales, de venta extrajudicial, o por resolución judicial o administrativa se harán mediante acta notarial ante el notario competente que llevará a cabo las diligencias oportunas según se desarolle la pertinente subasta.
Requiere de muchos requisitos ya que debe incorporar los pertinentes informes periciales técnicos de la situación del inmueble, el estado de cargas en el caso de que sea un inmueble, de tratarse de un bien mueble como las participaciones se requerirá una certificación del órgano de administración.
Actas de requerimiento
Puesto que a la aceptación de herencia deben concurrir la totalidad de los herederos, cuando no se contacta con uno de ellos se puede intentar por requerimiento notarial, el notario se encargará de ponerse en contacto con el heredero «perdido» acorde con el artículo 1005 del Código Civil para instarle a aceptar pura o simplemente, a beneficio de inventario o renunciar la herencia.
Se le dará un plazo máximo de 30 días, si no, el acta quedará cerrada, sin contestación.
Actas de aceptación de herencia a beneficio de inventario
La aceptación a beneficio de inventario es una forma de aceptar la herencia beneficiosa en caso de existir deudas, porque supone afectar solo a los bienes que se vayan a adquirir mediante herencia sin implicar en absolutos los bienes personas y privativos de los herederos.
Lo cierto es que hay que tener en cuenta que además de poder aceptar a beneficio de inventario se puede pedir el derecho a deliberar mediante la formación de inventario.
Es un derecho realmente útil que permitirá decidir si se acepta a beneficio de inventario, si se renuncia o si se acepta de forma pura y simple teniendo constancia realmente de lo que supone económicamente.
En cualquier caso desde la aprobación de la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria se regulan de forma muy adecuada y detallada estas opciones, pero hay que tener en cuenta bien los plazos determinados y las legitimidades para llevarlo a cabo para otorgar el acta de forma correcta.
Entre estos requisitos de los que hablamos, nos referimos a la competencia notarial, que será la misma que la de la declaración de herederos y puesto que tanto para la declaración de herederos como para este tipo de acta están legitimados para actuar solo uno de los herederos, es necesario que nos cercioremos que no se está procediendo en otra notaría el inicio de este tipo de acto, o la formación de inventario oportuno.
Las competencias en este tipo de actas son tan amplias como en las declaraciones de herederos donde es competente tanto el notario que se halle en el último lugar de residencia del fallecido, donde se encuentren los bienes de mayor valor, el lugar del fallecido y en defecto de los anteriores el lugar de residencia del requirente.
Una vez más se muestra absolutamente necesario cerciorarnos de que la formación de inventario si se ha solicitado solo se está llevando a cabo en una notaría. En caso contraria nos atendríamos a la norma general por la cual es competente la primera notaría que haya comenzado a trabajar en la pertinente acta.
Además los plazos que denota la Ley 15/2015 de la Ley de Jurisdicción Voluntaria, son algo confusos, de hecho, habrá que atenerse a la manifestación del requirente ya que la ley habla de 30 días si se tiene parte de la herencia, 30 días desde que uno conoce su condición de heredero, por lo tanto el saber a ciencia cierta desde qué día debemos contar tales plazos queda algo abierto a interpretación.
Actas de consignación
Las actas de ofrecimiento de pago o consignación se pueden formalizar ante notario gracias a la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria, a diferencia de las anteriores actas de aceptación a beneficio de inventario por ejemplo, que pasan a poder formalizarse únicamente ante notario. Las actas de consignación pueden ser formalizadas ante notario o mediante procedimiento judicial.
Las actas de consignación son útiles para concluir una deuda, de tal manera que el deudor realiza un ofrecimiento de pago al acreedor y al no encontrarse disponible, bien porque no está en el lugar donde se iba a efectuar el pago según lo acordado bien porque no se encuentra en su domicilio, el deudor consigna el dinero o la deuda oportuna ante notario para que en la notaría se realicen las formalidades con la intención de que el acreedor cobre el pago y se zanje la deuda.
El notario debe requerir al acreedor, llevar a cabo el depósito del bien adeudado, en caso de ser dinero lo deberá depositar en la entidad financiera colaboradora con la Administración de Justicia, el acreedor tendrá diez días para contestar el requerimiento, en caso de no contestar cerrará el expediente.
El notario competente será el que se encuentre donde las partes deben pagar la deuda, aunque si el acreedor ha cambiado de domicilio deberá el notario elegido requerir a un notario competente para que haga efectivo el requerimiento, ya que mediante correo certificado no será suficiente.
Acta de requerimiento de pago
Las actas de requerimiento de pago son aquellas por las cuales se pueden reclamar todo tipo de deudas, hay que diferenciarlas bien de los monitorios de pago que son escrituras mediante las cuales el notario reclama deudas pero tienen consecuencias distintas y limitan el tipo de deudas con el que pueden actuar.
El acta de requerimiento de pago es el proceso mediante el cual el acreedor puede hacerse valer de un expediente notarial para requerir el pago a su deudor, como beneficios obtendrá la deducción del IVA y la interrupción de la prescripción de la deuda.
En estos caso siempre es aconsejable que la persona acuda a la notaría con asesoramiento jurídico, ya que los procesos de reclamación suponen de unos requisitos a cumplir que requieren de asesoramiento más versado.
En el caso del acta de requerimiento, se puede hacer mediante correo con acuse de recibo, y podrá llevarse a cabo para cualquier tipo de deuda. Se contará con un plazo de dos días hábiles para contestar dicho requerimiento y será competente el notario del domicilio del deudor, es decir, donde va a llevar a cabo el requerimiento, si es en otro lugar fuera de su competencia deberá actuar por medio de otro notario.