ACTA DE DECLARACIÓN DE HEREDEROS
La declaración de herederos es el acta notarial por el cual como su propio nombre indica se declaran herederos quienes tengan derecho en la sucesión del causante, es decir, del fallecido.
Es el documento notarial necesario en caso de no existir testamento o de declararse inválido el que hubiere, si el fallecido no determinó sus herederos en vida deben determinarse según la ley y para ello es necesario hacerlo mediante la pertinente declaración de herederos.
En la declaración de herederos hay que hacer constar fehacientemente qué herederos tiene la persona por eso para ello debe ser requerida por alguien que sea un legítimo interesado en dicha sucesión y pueda instar la declaración de herederos y además llevar consigo testigos que prueben la veracidad de los hechos.
Hay que llevar el máximo de pruebas posibles para sostener las afirmaciones respecto de los herederos, vamos a analizar detalladamente qué necesitamos para encargar este documento en la notaría y qué debo tener en cuenta para elegir la notaría.
¿Puedo acudir a mi notaría en Coslada?
Aunque en el resto de trámites la elección del notario suele ser libre, lo cierto es que la declaración de herederos limita un poco más nuestra elección.
La declaración de herederos se va a instar en la notaría que sea competente según tres puntos a tener en cuenta.
- El último domicilio del fallecido
- Donde se encuentre la mayor parte del caudal hereditario
- El lugar donde hubiese fallecido el causante
En caso de que se de una circunstancia donde no pueda demostrarse todo lo anterior se hará en la notaria que sea competente según el domicilio de la persona que vaya a requerir la declaración de herederos.
Por lo tanto, puede acudir a nuestra notaría en Coslada si el fallecido residió por última vez en Coslada, o la mayor parte de su patrimonio se encuentra aquí o falleció en Coslada, sin embargo, no solo en Coslada, si no que nuestra notaría es competente también en todo el distrito notarial.
¿A qué nos referimos exactamente con «distrito notarial»? Veamos, Coslada pertenece al distrito notarial de Alcalá de Henares por tanto no es competente para actuar en ninguna notaría que pertenezca a su mismo distrito pero si en las notarías de los distritos colindantes que son el de Alcobendas, Aranjuez, Colmenar Viejo, Getafe, Leganés, Madrid, Móstoles, Navalcarnero y San Lorenzo del Escorial.
Teniendo en cuenta esto, si por ejemplo, el causante tuvo su último domicilio en Madrid, pero usted prefiere hacer sus trámites en nuestra notaría de Coslada, somos competentes.
Pero es que además de esto debido a los tres criterios existentes para llevar a cabo el acta de declaración de herederos, si el causante falleció en Coslada, sus propiedades estaban situadas en Alcalá de Henares pero residió en Getafe, podríamos elegir una notaría en cualquiera de esos lugares.
La amplitud para elegir se ha vuelto demasiado extensiva, pudiendo ocasionar situaciones de incongruencia, pero pudiendo facilitar los trámites para los herederos al tener un mayor espectro de elección.
¿Qué pruebas debo aportar?
A diferencia de otros documentos notariales donde no hablamos de pruebas si no de documentos que acrediten ciertos hechos, lo cierto es que en el caso de la declaración de herederos necesitamos pruebas como tales, el notario antes de autorizar este acta debe asegurarse de que se está dando información veraz.
Los herederos o legitimarios que podremos encontrarnos, serán bien, los descendientes, ascendientes, cónyuge, hermanos u otros familiares, desde el 2015 y la aprobación de la Ley de la Jurisdicción Voluntaria aunque los parientes que vayan a heredar sean más lejanos que lo que son los descendientes, ascendientes o cónyuge, las declaraciones de herederos siempre se formalizan en la notaría y no vía judicial como se formulaba en algunos casos antiguamente.
Lo que debo aportar debe acreditar debidamente la relación con el causante y su consecuente derecho a la herencia, por eso la documentación con la que debes acudir a la notaría es la siguiente:
Certificado de defunción del causante
El certificado de defunción es el que acredita que la persona ha fallecido, el día exacto en el que ha fallecido es el dato más relevante que obtendremos de dicho certificado, es el certificado que expide el Registro Civil y que se puede tramitar de forma presencial en el mismo o por Internet a través del Ministerio de Justicia.
Hay varios tipos de certificados, dentro de los cuales podemos diferenciar los certificados positivos y los negativos. Entre los positivos a su vez hay tres tipos:
- Extractos, certificados de defunción que dan solo los datos fundamentales.
- Internacionales, certificados que surtirán efectos en todos los países que hayan firmado el Convenio de Viena, dicho certificado se expedirá en todos los idiomas de los países firmantes.
- Literales, son los certificados que normalmente se incorporan a la declaración de herederos, donde no solo se da constancia del fallecimiento ocurrido, si no también de la identidad del mismo, nombre y apellidos, día de nacimiento, estado civil, etc.
Como tipo negativo solo existe uno, el certificado de defunción negativo, por el cual el Registro Civil únicamente testimonia la falta de constancia de registro del fallecimiento.
El certificado literal de defunción que es el debe aportarse en las declaraciones de herederos por norma general, se expide a los 15 días del fallecimiento del difunto.
Certificado de últimas voluntades
Este certificado lo expide el Ministerio de Justicia, en Madrid, concretamente podremos acudir a la Calle de la Bolsa, si vamos a realizar el trámite de forma presencial, también se puede realizar de forma telemática, toda la información se encuentra en la web del Ministerio de Justicia.
Al igual que el certificado de defunción, el certificado de últimas voluntades solo se expide a partir de los 15 días del fallecimiento del difunto. Para solicitarlo debemos acudir con el certificado de defunción y el pago de la tasa correspondiente.
El certificado de últimas voluntades es aquel donde se informa de los testamentos que han sido otorgados por el fallecido, en el caso de las herencias es fundamental para expedir la copia autorizada del testamento, ya que se necesita la prueba de que el testamento que se expide es el último otorgado y por tanto el último valido.
En el caso que nos ocupa, las declaraciones de herederos necesitan probar que no se ha otorgado ningún testamento y que por tanto se da la necesidad de la presente acta de declaración de herederos.
Libro de familia
El libro de familia que expide el Registro Civil, es la prueba necesaria más habitual para probar los lazos de filiación que existen entre el fallecido y sus descendientes normalmente.
Teniendo en cuenta que esto es relevante cuando existen hijos que tienen que heredar. El libro de familia es el documento expedido por el Registro Civil donde se anotan tanto el matrimonio como los hijos.
Normalmente este documento acredita suficientemente la legítima herencia de los herederos, el libro de familia se fotocopia para proceder a testimoniar en la escritura su contenido, devolviendo el original sus propietarios.
Certificado de matrimonio
El certificado de matrimonio es necesario para acreditar que un matrimonio no ha sido disuelto, o en caso de divorcio que esto es así, ya que no podemos evidenciar el estado civil sin dicho certificado.
Sobre todo en los casos en que hay un divorcio, puesto que si la persona fallece viuda, nos basta con el certificado de defunción de dicho cónyuge, pero en el caso de divorcio solo podemos acreditarlo con este certificado.
Certificados de nacimiento
Los certificados de nacimiento son necesarios en múltiples ocasiones, no siempre es tan sencillo demostrar la filiación, pueden ocurrir varios casos.
¿No tenemos el LIbro de Familia? Los certificados de nacimiento son probatorios igual que dicho Libro de Familia.
¿Es heredero un nieto? Los nietos no aparecen en el Libro de Familia del causante y por tanto será necesario presentar el certificado de nacimiento de esa persona donde nos dan los datos de quiénes son los padres.
Certificados de defunción de herederos legítimos
Los certificados de defunción no solo serán necesario en el caso del causante que es de quién estamos probando su defunción si no también en caso de que le haya premuerto un hijo, o quizás de que muriese en estado de viudo y necesitamos probar el fallecimiento de su cónyuge.
El certificado de defunción de las personas que le rodean también es un medio probatorio necesario que usaremos en esos casos y que por tanto nos tendrás que traer a la notaría para poder hacer el acta de declaración de herederos.
Certificado de empadronamiento o DNI del causante
Como hemos visto en el primer punto, es necesario acudir a una notaría competente territorialmente para gestionar esa declaración de herederos, para demostrar el último lugar de residencia del fallecido si ese va a ser el criterio elegido, necesitamos probarlo bien con el certificado de empadronamiento que nos expedirá el ayuntamiento correspondiente o bien con el DNI del causante.
Los testigos
Una vez reunidos todos los medios probatorios y presentados en la notaría debemos saber que el día de la firma debemos acudir con dos testigos que no deben tener interés ni directo ni indirecto en la herencia.
Normalmente son amigos o vecinos del causante que conocen a la familia pero no forman parte de los derechos que en ella se comportan. Para preparar la declaración de herederos lo mejor es presentar fotocopia del DNI de ambos testigos para agilizar el trámite el día de la firma.
¿Cuándo damos por finalizado el trámite?
Una vez firmada la declaración de herederos debemos esperar un plazo para poder cerrar dicha declaración autorizando el acta de notoriedad, que solo firmará el notario con la autoridad que se le confiere para estipular que han sucedido los días sin ningún tipo de controversia y que se consideran declarados los herederos.
El acta de notoriedad cerrará la declaración de herederos, a los 20 días hábiles de firmarse la declaración de herederos, si los días son hábiles significa que no contaremos ni domingos ni festivos.
20 días después si no han ocurrido incidencias se considerará que la declaración de herederos se ha hecho de forma adecuada y los herederos son los establecidos en ella, pudiendo proceder a la preparación y firma de la herencia.